La complexité des sites stratifiés comme le tell d'Hârsova et le grand nombre d'informations qu'il fournissent imposent un système rigoureux d'enregistrement de ces données. Chaque unité stratigraphique est donc numérotée et décrite sur des fiches préimprimées afin de n'omettre aucune des informations indispensables à sa caractérisation. Sur cette fiche figurent entre autres renseignements les relations avec les numéros d'unités stratigraphiques qu'elle recouvre ou qui la recouvrent. Sont également consignés les éléments qui permettent de la replacer sur un plan général du site ainsi que sa description précise et la liste de ses constituants.
Cet enregistrement écrit s'accompagne de dessins de plans, de dessins de profils et de photographies ainsi que de notes décrivant les structures et exposant leur interprétation stratigraphique et archéologique.
L'ensemble de cette documentation graphique et écrite sert à rendre compte des découvertes effectuées dont elle est le seul témoin à l'issue de la fouille. Elle doit donc être conçue et constituée afin de rendre compte le plus précisément possible à la fois des informations recueillies. Cette documentation brute n'est toutefois directement compréhensible et nécessite d'être organisée.
L'enregistrement écrit joue un rôle essentiel lors de la fouille qu'il s'agisse de notes stratigraphiques ou de relevés de plans.