Le centre doit permettre de retrouver facilement un objet et les informations scientifiques qui lui sont liées, un objet n'ayant d'intérêt que lié à son contexte. Le remplissage d'une base de données adaptée au contexte local permet de donner un numéro d'inventaire unique à chaque objet ou lot d'objets et d'y attacher toutes les informations (description, position stratigraphique, datation, etc.). Il permet un accès simplifié aux objets et un suivi de leur état et constitue une base de référence pour les chercheurs.